Tietosuojaseloste

Hyvinvoinnin alkemia

Tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10:n mukainen rekisteriseloste, laadittu 17.7.2019

Rekisterinpitäjä

HoSW – Hyvinvoinnin alkemia Oy. Y-tunnus 3016161-4

puhelinnumero: 044-5309323e-mail: info@hyvinvoinninalkemia.fi

Rekisteriasioissa vastaava:

Zaida Hämäläinenpuh: 044.5309323

e-mail: zaida@hyvinvoinninalkemia.fi

Henkilörekisterin nimi

Yrityksen asiakas- ja markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkuuteen, sopimussuhteeseen, rekiste­röidyn nimenomaiseen
suostumukseen tai muuhun oikeutettuun perustee­seen. Tietoja käytetään Hyvinvoinnin alkemian ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hallintaan, ylläpitämiseen ja kehittämiseen. Rekisteritiedot palvelevat asiak­kaan hoidon suunnittelua, toteutusta ja seurantaa, edistävät hoidon jatku­vuutta ja palvelevat asiakkaan tiedonsaantioikeutta ja oikeusturvaa.

Rekisteröitävät tiedot

Rekisteröidystä voidaan tallentaa nimi ja tarpeelliset yhteystiedot kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, y-tunnus, asema organisaatiossa, syntymäaika tai henkilötunnus, tiedot asiakkaan tilaamista palveluista ja tuot­teista sekä niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta.

Yksilöllisiä ravintohoitosuunnitelmia varten asiakas luovuttaa terapeutin käyt­töön terapeutin työn kannalta tarpeellisiksi katsottuja terveystietojaan mm. terveys- ja sairaushistoriaa:

Asiakkaan perustiedot (nimi, osoite, syntymäaika, puhelinnumero, sähkö­posti)Yritysasiakkailta
yrityksen yhteyshenkilön tiedot (nimi-, y-tunnus, laskutus­tiedot, osoite,
puhelinnumero, sähköposti, tehtävä ja asema yrityksessä). Terveydentilaa koskevat tiedot (yleinen terveydentila, ravinto-ohjaukseen tulon syy, oireiden kuvaus, kesto, kontraindikaatiot, allergiat, lääkkeet, aikai­semmat hoidot ja tutkimukset). Yrityksen rekisteriin jää myös asiakas- ja vastaanottokäyntien historiatiedot, laskutustapatieto, muut laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot. Muut asiakkaan itsensä antamat lisätiedot (ammatti, harrastukset, arki- ja työpäivän ruokailuun liittyvät asiat, sekä muu sellainen tieto, jolla on merki­tystä hoidon suunnittelussa ja toteutuksessa). Muut asiakkuuden hoitoon liittyvät tiedot, kuten ajanvaraustiedot sekä ilmoittautumistiedot erilaisiin verkkokoulutuksiin, luentoihin ja tapahtumiin.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietorekisteriin merkittäviä tietoja saadaan/hankitaan säännönmukai­sesti seu­raavin tavoin:

* rekisteröidyltä itseltään, ajanvaraustiedoista, asiakastietolomakkeesta, esi­kyselykaavakkeista,
alkuhaastattelusta sekä hoidon aikana saaduista li­sätiedoista ja käydyistä keskusteluista.

* rekisteröidyn osallistuessa webinaareihin, zoomeihin ja luentoihin

* rekisteröidyltä itseltään tuotteen/palvelun tilaamisen yhteydessä

* messujen ja tapahtumien yhteydessä rekisteröidyn osallistuessa arvon­taan

* tehtäessä rekisteröidylle ravintoainemittaus

* rekisteröidyn ottaessa yhteyttä kotisivujen yhteydenottolomakkeen kautta

*rekisteröidyn täyttäessä sähköisen tai paperisen terveyskartoituslomakkeen

Henkilötietojen luovuttaminen

Palvelun pitäjä ei luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille tahoille, kuin lainsäädännön velvoittamissa rajoissa tai asiakkaan suostumuksella jatkohoitoa varten.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos tietoja kuitenkin siir­retään, huolehtii rekisterinpitäjä henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja käsittelystä lain edellyttämällä tavalla.

Rekisterin suojaus

A) Fyysisessä muodossa oleva aineisto säilytetään HoSW – Hyvinvoinnin alkemia Oy:n toimiti­loissa lukitussa tilassa ja lukitussa kaapissa.

Ravintoterapia-asiakkaiden tiedot säilytetään 10 v ilman eri pyyntöä mah­dollisen uusintakonsultaation varalta sekä terapeutin työn kehittämiseksi.

B) Sähköinen aineisto on asianmukaisesti suojattuna rekisterinpitäjän tiloissa tai asianmukaisesti suojatulla palvelimella ja palvelussa. Luottamuksellis­ten tietojen, kuten luottokortti- ja pankkitietojen keräämisessä ja siirtämi­sessä käytetään luotettavien palveluntarjoajien SSL -salattua yhteyttä. Rekisteritietojen säännöllisestä varmuuskopioinnista huolehditaan sekä tietojen palauttamismahdollisuus varmistetaan.

Tietojen tarkastusoikeus ja
korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekiste­riin on tallennettu. Tarkastuspyynnön toteuttamiseksi rekisteröidyn tulee olla kirjallisesti yhteydessä yhteyshenkilöön. Yhteystiedot näkyvät yllä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Yhden (1) tarkastus­pyynnön käsittely vuodessa on rekisteröidylle maksutonta.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Tietojen korjauspyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja il­moitettava korjatut tiedot. Korjauspyynnön toteuttamiseksi rekisteröidyn tu­lee olla yhteydessä yhteyshenkilöön. Korjauspyyntö on tehtävä kirjallisessa muodossa.

Muut rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää itseään koskevien tietojen käyttö muihin kuin laissa mää­riteltyihin tarkoituksiin. Tällainen kieltä voidaan antaa milloin tahansa yllä mainitulle yhteyshenkilölle.

Rekisteritietojen poistaminen