TIETOSUOJASELOSTE
Hyvinvoinnin alkemia
Tietosuojaseloste
Henkilötietolain (523/1999) 10:n mukainen rekisteriseloste, laadittu 17.7.2019
Rekisterinpitäjä
HoSW – Hyvinvoinnin alkemia Oy. Y-tunnus 3016161-4
puhelinnumero: 044-5309323e-mail: info@hyvinvoinninalkemia.fi
Rekisteriasioissa vastaava:
Zaida Hämäläinenpuh: 044.5309323
e-mail: zaida@hyvinvoinninalkemia.fi
Henkilörekisterin nimi
Yrityksen asiakas- ja markkinointirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkuuteen, sopimussuhteeseen, rekisteröidyn nimenomaiseen
suostumukseen tai muuhun oikeutettuun perusteeseen. Tietoja käytetään Hyvinvoinnin alkemian ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hallintaan, ylläpitämiseen ja kehittämiseen. Rekisteritiedot palvelevat asiakkaan hoidon suunnittelua, toteutusta ja seurantaa, edistävät hoidon jatkuvuutta ja palvelevat asiakkaan tiedonsaantioikeutta ja oikeusturvaa.
Rekisteröitävät tiedot
Rekisteröidystä voidaan tallentaa nimi ja tarpeelliset yhteystiedot kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, y-tunnus, asema organisaatiossa, syntymäaika tai henkilötunnus, tiedot asiakkaan tilaamista palveluista ja tuotteista sekä niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta.
Yksilöllisiä ravintohoitosuunnitelmia varten asiakas luovuttaa terapeutin käyttöön terapeutin työn kannalta tarpeellisiksi katsottuja terveystietojaan mm. terveys- ja sairaushistoriaa:
Asiakkaan perustiedot (nimi, osoite, syntymäaika, puhelinnumero, sähköposti)Yritysasiakkailta
yrityksen yhteyshenkilön tiedot (nimi-, y-tunnus, laskutustiedot, osoite,
puhelinnumero, sähköposti, tehtävä ja asema yrityksessä). Terveydentilaa koskevat tiedot (yleinen terveydentila, ravinto-ohjaukseen tulon syy, oireiden kuvaus, kesto, kontraindikaatiot, allergiat, lääkkeet, aikaisemmat hoidot ja tutkimukset). Yrityksen rekisteriin jää myös asiakas- ja vastaanottokäyntien historiatiedot, laskutustapatieto, muut laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot. Muut asiakkaan itsensä antamat lisätiedot (ammatti, harrastukset, arki- ja työpäivän ruokailuun liittyvät asiat, sekä muu sellainen tieto, jolla on merkitystä hoidon suunnittelussa ja toteutuksessa). Muut asiakkuuden hoitoon liittyvät tiedot, kuten ajanvaraustiedot sekä ilmoittautumistiedot erilaisiin verkkokoulutuksiin, luentoihin ja tapahtumiin.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietorekisteriin merkittäviä tietoja saadaan/hankitaan säännönmukaisesti seuraavin tavoin:
* rekisteröidyltä itseltään, ajanvaraustiedoista, asiakastietolomakkeesta, esikyselykaavakkeista,
alkuhaastattelusta sekä hoidon aikana saaduista lisätiedoista ja käydyistä keskusteluista.
* rekisteröidyn osallistuessa webinaareihin, zoomeihin ja luentoihin
* rekisteröidyltä itseltään tuotteen/palvelun tilaamisen yhteydessä
* messujen ja tapahtumien yhteydessä rekisteröidyn osallistuessa arvontaan
* tehtäessä rekisteröidylle ravintoainemittaus
* rekisteröidyn ottaessa yhteyttä kotisivujen yhteydenottolomakkeen kautta
*rekisteröidyn täyttäessä sähköisen tai paperisen terveyskartoituslomakkeen
Henkilötietojen luovuttaminen
Palvelun pitäjä ei luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille tahoille, kuin lainsäädännön velvoittamissa rajoissa tai asiakkaan suostumuksella jatkohoitoa varten.
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos tietoja kuitenkin siirretään, huolehtii rekisterinpitäjä henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja käsittelystä lain edellyttämällä tavalla.
Rekisterin suojaus
A) Fyysisessä muodossa oleva aineisto säilytetään HoSW – Hyvinvoinnin alkemia Oy:n toimitiloissa lukitussa tilassa ja lukitussa kaapissa.
Ravintoterapia-asiakkaiden tiedot säilytetään 10 v ilman eri pyyntöä mahdollisen uusintakonsultaation varalta sekä terapeutin työn kehittämiseksi.
B) Sähköinen aineisto on asianmukaisesti suojattuna rekisterinpitäjän tiloissa tai asianmukaisesti suojatulla palvelimella ja palvelussa. Luottamuksellisten tietojen, kuten luottokortti- ja pankkitietojen keräämisessä ja siirtämisessä käytetään luotettavien palveluntarjoajien SSL -salattua yhteyttä. Rekisteritietojen säännöllisestä varmuuskopioinnista huolehditaan sekä tietojen palauttamismahdollisuus varmistetaan.
Tietojen tarkastusoikeus ja
korjaaminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyynnön toteuttamiseksi rekisteröidyn tulee olla kirjallisesti yhteydessä yhteyshenkilöön. Yhteystiedot näkyvät yllä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Yhden (1) tarkastuspyynnön käsittely vuodessa on rekisteröidylle maksutonta.
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Tietojen korjauspyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava korjatut tiedot. Korjauspyynnön toteuttamiseksi rekisteröidyn tulee olla yhteydessä yhteyshenkilöön. Korjauspyyntö on tehtävä kirjallisessa muodossa.
Muut rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää itseään koskevien tietojen käyttö muihin kuin laissa määriteltyihin tarkoituksiin. Tällainen kieltä voidaan antaa milloin tahansa yllä mainitulle yhteyshenkilölle.
Rekisteritietojen poistaminen